バーチャルオフィスの会議室とは？活用方法や選び方
バーチャルオフィスには、会議室が設けられているところもあります。しかし会議室の広さや利用料金などは異なるため、会議室を利用する方は自社に合った会議室が設けられているバーチャルオフィスを契約することが大切です。
この記事では、バーチャルオフィスの会議室を利用予定の個人事業主や法人の方に向けて、バーチャルオフィスの会議室の活用方法やメリット、選び方などをご紹介します。
最後に会議室付きのおすすめバーチャルオフィスにも触れているので、ぜひ参考にしてください。
バーチャルオフィスの会議室とは？
バーチャルオフィスとはビジネスで使用できる住所や電話番号などの提供、法人登記や郵便物の転送、レンタルオフィスなどのサービスを提供する貸しオフィスのことをいいます。銀行口座開設の相談会や、fax対応が必要なビジネスに適したオフィスもあります。
そのほかにさまざまなオプションサービスを提供しているバーチャルオフィスも多く、会議室の提供もそのうちの1つです。
バーチャルオフィスの会議室は、個室タイプや半個室タイプなどがあり、人数や用途に応じて利用する部屋を選べます。また、利用するにあたって予約制を設けているバーチャルオフィスが多く、希望する日時を申請することで会議室の用意を整えておいてもらえます。
最近のビジネスは、ビデオ会議やチャットツールの活用など、画面越しに相手とやり取りを行うことが主流です。しかしバーチャルオフィスの会議室を利用することで、画面越しや文字だけではわからないお互いの人柄や考え方などに触れられるため、企業同士の信頼感を高められます。
バーチャルオフィスの会議室の活用方法
バーチャルオフィスの会議室は、会議やミーティング専用ではなく、さまざまなシーンで活用できます。
たとえば、企業の社内研修の場として活用することも可能です。バーチャルオフィスによっては十分な広さの会議室やホワイトボードやプロジェクター、モニターなどの設備が完備されているところもあるため、数十人という大人数でも快適に使うことができます。
そのほかにも、レッスンやセミナールーム、交流会などを目的とし、バーチャルオフィスの会議室を利用することも少なくありません。バーチャルオフィスの会議室は、契約企業の社員以外も入室できるため、一般のユーザーや顧客を招くことも可能です。
広い会議室ではなく、小さなデスクと椅子を2〜3脚ほど設けた「ミーティングスペース」を設置しているバーチャルオフィスもあります。コンパクトなデスクスペースは、1対1の面談や商談の場などに適しています。
このように会議室と一言でいっても、活用方法はさまざまです。自社のスタイルに合わせた使い方をすることで、ビジネスがより円滑に進行するでしょう。
バーチャルオフィスに会議室があるメリット
バーチャルオフィスに会議室があることで、自社に会議室を設置する際の初期費用を削減できます。必要なときに費用を払えば利用できるため、会議室の利用頻度が低い企業にとって、費用の無駄を省けるでしょう。
またバーチャルオフィスの会議室の清掃は、秘書代行を含むバーチャルオフィスのスタッフが行います。会社に設けられた会議室と違い、自社の社員が清掃を行う必要はありません。会議室の清掃にかかる時間を削減できれば、その分社員も仕事に集中できるのではないでしょうか。
ほかにも、会議室を設けることでオンラインミーティングや文字チャットではやり取りしにくい商談も実現できます。リアルに対面できる場が設けられていることで、企業の信頼度もアップするかもしれません。
このように、バーチャルオフィスに会議室があることで、さまざまなメリットを得られます。バーチャルオフィスを契約する際は、会議室があるオフィスを優先して選ぶことをおすすめします。
格安バーチャルオフィスにも会議室はある？
格安バーチャルオフィスでも、会議室を設けているところはあります。
ただし利用可能な会議室の種類や数が限られている場合があるため、事前に確認しておくことが重要です。
また、格安バーチャルオフィスの場合、会議室の利用費用は契約料金に含まれていないことも考えられます。こちらも合わせて、事前にチェックしておくと良いでしょう。
会議室があるバーチャルオフィスを選ぶ際のポイント
バーチャルオフィスを実際に選ぶ際、会議室の質や利用方法をしっかり確認しておくことが大切です。ここでは、選ぶ際のポイントを解説します。
会議室の利用料金
会議室の利用料金は、契約料や月額料金に含まれている場合もあれば、時間単位で別途費用が発生する場合もあります。また「月に1回の利用であれば無料」など、利用料金の設定はバーチャルオフィスごとに異なります。
予算や使用頻度などを考慮して、会議室の適切な利用料金プランを設けているバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。
予約の方法
会議室の予約方法も重要なポイントです。オンラインフォームで申し込みをすれば利用可能なバーチャルオフィスもありますが、電話予約での申し込みにしか対応していない場合もあります。
予約の手間や方法が自分に合ったものかを確認しておきましょう。
会議室の広さ
バーチャルオフィスの会議室の広さも、バーチャルオフィス契約時に重視したいポイントです。
バーチャルオフィスによっては、6人程度で使用するコンパクトな会議室しか用意のないところもあります。一方で、30人以上が入れる大きな会議室が充実しているバーチャルオフィスも少なくありません。
会議室の利用目的に合わせて適切な広さを洗い出し、それが用意されているバーチャルオフィスを選びましょう。
飲食の可否
会議が長時間にわたりお茶を飲みたくなる場合や、会議室で軽食を提供したい場面などもあるかもしれません。飲み物や食べ物の持ち込みが認められている会議室であれば、これらのシーンでも問題なく飲食できます。
ただし、飲食可能な会議室を利用する際は、清掃状況をしっかり確認しておくことが大切です。清掃が不十分なバーチャルオフィスでは、前客の残した食べかすや飲み物のシミなどが気になり、会議室を快適に利用できなくなる可能性もあります。
会議室の場所
会議室の場所は、必ずしも拠点となるバーチャルオフィス内に設けられているとは限りません。
バーチャルオフィスによっては、オフィス住所とは別のところに設けられた、提携の貸し会議室を提供しているケースもあります。その場合、自宅や自社から近い場所、もしくはアクセスの便の良い場所に会議室があると、移動にかかる時間や交通費の負担を減らせます。
会議室の利用を検討している方は、会議室の場所を事前に確認しておくと安心です。
会議室を利用できるおすすめのバーチャルオフィス
会議室を利用できるバーチャルオフィスは数多くあります。
その中でも、以下のバーチャルオフィスはサービスと料金のバランスに優れ、人気の高いオフィスです。もちろん、会議室も充実しています。
- レゾナンス
- DMMバーチャルオフィス
- Karigo
- ワンストップビジネスセンター
- リージャス
- THE HUB
- ナレッジソサエティ
- SERVCORP
各バーチャルオフィスの詳細は、以下の記事で紹介しています。ぜひ、参考にしてください。
まとめ｜会議室付きのバーチャルオフィスでビジネスを円滑に！
バーチャルオフィスに会議室が付いていることで、ビジネスを円滑に進めるための柔軟な環境が整います。
特に会議や打ち合わせが必要なフリーランスやスタートアップにとっては有効な選択肢であり、コスト面の負担も軽減できます。
会議室の利用料金や場所、広さなどのポイントを確認し、自分のビジネスに最適なバーチャルオフィスを選びましょう。