お知らせ

2019/04/28

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G SuiteでMS Officeファイルがそのまま編集可能になります

G SuiteでMS Officeファイルがそのまま編集可能になります

Googleが提供するOfficeスイートG Suiteでエクセル、ワード、パワーポイントのMS Officeファイルがそのまま編集可能になります。 現在まではそれぞれG Suite用の形式に変換し、再度オフィス形式のファイルとしてエクスポートする必要がありました。 これからはGoogleドライブにアップロードしたExcelファイルなどを変換することなく直接ブラウザで編集し、また複数人で編集することも可能になります。 複数人で同時にオフィスのファイルを編集できるというのはかなり高い価値があると思います。 Excel自体に共同編集機能がありますが、ローカルネットワークで操作するのか、オフィスオンラインなどのクラウドで操作するのかなどで置かれている場所が不明確になりがちです。 G Suiteを利用しているのであれば全てG Suiteに保存し、そこでOfficeファイルを共同編集し、必要であればダウンロードしてそのままエクセルファイルとして利用するということができます。 Office365のサービスと比較してG Suiteは安価でコストパフォーマンスがありましたが、エクセルファイルなどを形式変換しなければ編集できないという制約がありました。 これからこの機能が実装されることでG Suiteにまたひとつ隙がなくなり競合に対して強くなるように感じます。 機能のユーザー環境への反映は5月ごろまでに行われるということです。

2019/04/21

• パソコン関連

Gmailの引越し

Gmailの引越し

Gmailのメールボックスをそのまま他のGmailアカウント、あるいは他のIMAP対応のメールサービスに引越しするには下記の手順になります。 Googleからのダウンロード まずGoogle TakeoutからGmailのデータをダウンロードします。 https://takeout.google.com/ ここからメールを選択。初期状態は他のサービスのデータも全て選択されているので、メールだけであればメールのみ選択するのが良いでしょう。 ここからダウンロード方法やアーカイブについて選択します。 配信方法はローカルドライブにダウンロードできるリンクを送信するか、各種クラウドストレージへのコピーも選択することができます。 ファイル形式はzipかtar.gz、一般のPCであればzipが良いと思います。 アーカイブのサイズはどれぐらいの大きさのファイルで一旦区切るかを設定できます。ファイルシステムの都合などで1ファイルが大きすぎると扱えないなどはこれで対処できます。 これでmbox形式のデータがダウンロードすることができるようになります。 メール内容の転送 メールクライアントはフリーソフトのThunderbirdを利用します。 https://www.thunderbird.net/ja/ Thunderbirdをインストールし、さらにプラグインImportExportToolsをインストールします。 https://addons.thunderbird.net/ja/thunderbird/addon/importexporttools/ まずこれを利用してダウンロードしたmboxをいちどローカルフォルダーに保存します。 ImportExportToolsがIMAPメールアカウントにmboxをインポートする機能を持たないためです。 無事保存されたらローカルフォルダのメールをeml形式にしてエクスポートします。 フォルダを右クリックし、ImportExportToolsからフォルダ内のすべてのメッセージをエクスポートを選択します。 これでローカルドライブにemlファイルが作成されます。 eml形式にしてしまえば、IMAPメールボックスへそのままインポートができるようになります。 必要なフォルダにこれを繰り返せば無事転送終了です。 作業後はemlファイルは消してしまっても構いません。 mbox形式のファイルもバックアップするという気持ちで保存しても良いですし、必要なければ消してしまっても構いません。 また同様にThunderbirdのローカルフォルダのメールも消してしまえば容量を節約できます。 Gmailアカウントを残しておけば再度Google Takeoutでデータをダウンロードすることも可能です。

2018/10/28

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G Suiteのドキュメント作成ショートカットURL

G Suiteのドキュメント作成ショートカットURL

Googleの提供するオフィススイートG Suiteの新たな機能として.newというドメインを利用することで新規ドキュメントやスプレッドシートを作成することができるようになりました。 docs.newとアドレスバーに入力すると、ログイン中のGoogleアカウントと連動して新規のドキュメントが作成されます。 spreadsheet.newでは同様にスプレッドシートを作成可能です。 ブラウザから新たなドキュメントを作り出す際に、Googleのメニューからそれぞれのアプリアイコンをクリックして、という流れは少し面倒に感じていたので非常にありがたい機能です。 表記の揺れにも対応してそれぞれ複数のドメインを割り当てられています。 キーボードとブラウザがあればサクサクと新ドキュメントを作成できるのは非常に便利です。 下記がそれぞれの対応表になります。 Googleドキュメント(ワードプロセッサ) docs.new doc.new documents.new Googleフォーム(アンケートフォーム) form.new forms.new Googleスプレッドシート(表計算) sheet.new sheets.new spreadsheet.new Googleサイト(簡易サイト作成) site.new sites.new website.new Googleスライド(プレゼンテーション) slide.new slides.new deck.new presentation.new

2018/07/08

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Googleスプレッドにマクロが追加されました

Googleスプレッドにマクロが追加されました

Googleが提供するブラウザ型のオフィススイートの表計算ソフトGoogleスプレッドにマクロ機能が追加されました。 Googleスプレッドのメニューでツール-マクロでマクロの記録、管理、実行ができます。 Excelの機能としては長らく使われていたもので、新たにGoogleスプレッドにも同等の機能が追加されたことになります。 Excelでも自動化はかなり使われている機能であり、簡単なマクロ作成機能がGoogleスプレッドに搭載されたことはExcelからの移行を誘う大きなアップデートと考えます。 Googleスプレッドで記録されたマクロはツール-スクリプトエディタで確認するとjavascript言語で記述されており、これを変更することで自由に機能を追加していくことができます。 ExcelはExcel VBAというVisual Basicを元にした簡易言語を利用してスクリプトを作成するため、ExcelのVBAで作られたマクロをGoogleスプレッドにそのまま使うことはできません。 ただ簡単なマクロを作ってみてスクリプトエディタで開いてみれば、わかりやすく書くことができるとわかるはずです。 プログラミング言語としてjavascriptはWeb開発などとも親和性もよく、現在とても普及した言語であり、いまからVBAを一から学ぶよりは難しくないという方もいると思うところです。 Googleスプレッドを利用しない理由がマクロという方は今回のアップデートでGoogleスプレッドへの移行を考えてみるのも良いかと思います。 共有が簡単で複数人で簡単に同時編集ができるなどGoogleスプレッドならではのメリットも多くあります。

2018/03/18

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Google Hangout Chat

Google Hangout Chat

G Suiteの新たなサービスとしてHangout Chatが追加されました。 Hangout Chatはグループ向けのテキストのチャットのサービスで、同様のものとしてSlackやChatworkなどがあります。 組織内外のメンバーとのグループチャットや、個人チャットを行うことができます。 これは現状G Suiteを契約している組織は用意出来次第に順次利用が可能となっていくものです。 現状チャットグループの作成、メッセージの通知、アプリの利用、Botの登録などが可能です。 Webhookを利用した他サービスとの連携も利用が可能となっています。 BotやWebhookなど他サービスとの連携で、他サービスをきっかけとしたメッセージの投稿、Hangout Chatから他サービスへのデータ送信、投稿、自動応答などが様々に展開可能となっています。 まだサービスが開始されたばかりですが、時間が経てば有用なBotなどもたくさん作られ、誰でも簡単に連携や自動化などが導入でき、普及していくことになりそうです。 システムキューブの組織でも利用可能となっておりました。 https://chat.google.com からの利用が可能です。 自社の業務にフィットするものか今後確かめていきたいと思います。

2018/03/04

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DropboxとG Suiteが提携

DropboxとG Suiteが提携

IPOを申請したDropboxが、Googleのビジネス向けクラウドサービスG Suiteと提携し、機能の統合を行うことを発表しました。 DropboxからGoogle Docs、Google SpreadなどG Suiteファイルの作成、Dropbox内に格納されているファイルをGoogle Docsなどから編集可能、DropboxとGmailやHangoutの連携などがこれに含まれるようです。 DropboxとG Suiteはもともと相性の良いビジネスクラウドと考えています。 G Suiteはドキュメント作成、スプレッドシート作成が簡便で、同時の共同作業や履歴管理などOfficeスイートの中でも安定して高機能を利用できるよいツールです。 Dropboxは大容量、高度な同期、安全なファイル共有などオンラインストレージでも最大の規模と安心感を持っています。 DropboxはこれまでもMicrosoftと連携し、Dropbox上のMS Officeファイルを開くことができるなどの機能を持っていました。 ここにGoogle Docsを加えることで、利用者の多いおおよそ全てのOfficeスイートのファイルを扱うことができるようになります。 Dropboxの大容量とそれを生かすアプリケーションとの連携でDropboxの価値は大いに高まり、Dropboxをハブにして様々なビジネスシーンに利用されることとなりそうです。  

2017/08/13

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G Suiteを使う価値

G Suiteを使う価値

GoogleのオフィススイートG SuiteはMS Officeなどのオフィススイート製品の一つです。 1ユーザーあたり月額600円で利用可能で、Webブラウザ上で動くアプリケーションです。 ExcelやWord、Powerpointファイルのインポート、エクスポートが可能で、Google Driveに取り込めばGoogle SpreadやGoogle Documentに変換して利用することができます。 これらG Suiteアプリの最も良いところと筆者が思うのは自動保存の行き届いたところです。 細かい変更を行うたびに保存され、サーバー側で保持されるのでアプリケーションのクラッシュによりデータを失うことはありません。 常に最新版を保存し続けているのでブラウザが強制終了してしまったとしてもデータは失いません。強制終了までに通信が途切れているとこの限りではありませんが、保存状態は常にわかりやすいところに表示されているので安心できます。 保存するタイミングは選べませんが、どの時点まで戻るということは可能です。30分前の状態に戻す、あるいは昨日の状態に戻して再度編集するということも可能です。 現在からの変更箇所も色付きでわかりやすく表示されるので、どの部分を編集したのかもたどることができるようになっています。 またデータを失わないことと同じぐらいに良いこととして複数人での共有が便利です。共有設定を行えば、閲覧や編集について複数人でデータを共有し同時に編集を加えることができます。 同時編集は使って見なければわからない良さがあります。他の利用者が編集や追加していくところをリアルタイムで確認することができるのは様々な活用法があります。一人が終わったら次の人がと作業を後回しにせず同時に一つのドキュメントやスプレッドシートで共同作業できると作業が目に見え効率も高めることもできます。 MS Officeファイルとの互換性については基本的な機能については同じものです。ExcelやWordファイルからインポートする形ですぐにG Suiteで利用できます。また必要であればExcel、Wordファイルの形でエクスポートも可能です。 互換性の問題でいうとVBAは一切利用できず変換もできません。マクロなどの自動処理にはjavascriptが必要でそれらの移行は大なり小なりの作業になります。 マクロの互換性については検討する必要がありますが、その必要のないドキュメントやスプレッドシートについてはG Suiteが現在一番使いやすく安全な方法ではないかと考えています。