kintoneでできること・できないこと一覧！導入のメリットデメリットも
「kintoneって便利そうだけど、自社でも本当に使いこなせるの？」
「できることとできないことの違いがわかりにくい」
そんな不安や疑問を抱えていませんか？
kintoneは、現場の業務を効率化できる柔軟なツールですが、すべての業務に万能というわけではありません。導入を成功させるには、特徴や向き不向きをしっかり理解しておくことが大切です。
そこでこの記事では、kintoneのできることとできないこと、導入が向いている企業などをわかりやすく解説します。
【この記事でわかること】
- ・kintoneで何ができて、どこに限界があるのか
- ・導入によってどんな良い変化が生まれるのか、逆に注意すべきポイントはどこか
- ・自社に合っているかどうか、導入判断のヒントが知りたい
kintoneの導入を検討している企業担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
システムキューブはkintone導入支援を行う会社です。kintoneの導入を検討している企業様は、対面でのサポートも可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。
ご依頼主様の事業形態に合わせた、適切なkintoneの運用をご提案します。
kintoneとは？
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するプラットフォームです。
業務改善を主な目的としており、プログラミングの知識がなくても、業務内容に合わせたアプリを自由に作成できたり、情報共有や承認フローがスムーズにできたりなど、導入で得られるメリットは多くあります。
kintoneは中小企業を中心に実用化が広がっていますが、すべての業種や業務形態に対応できるわけではない点には、注意が必要です。
kintoneでできることとできないこと
kintoneには、できることとできないことがあります。その一覧を、以下にまとめました。
| できること | できないこと |
| ・アプリの作成 ・リアルタイムでの情報共有 ・ワークフローの構築業務 ・データの一元管理化 ・アクセス権限の細かい設定 | ・複雑な処理や演算が必要なシステム開発 ・高度なデザインやUIカスタマイズ ・大量のデータの高速処理 ・オフラインでの利用 ・複数アプリ間の複雑な連携 |
ここからは、kintoneのできることとできないことの内容を、詳しく見ていきましょう。
できること1.アプリの作成
kintoneの大きな魅力は、プログラミングの知識がなくても、業務アプリを自分で作ることができる点です。
たとえば営業部門が「訪問履歴を記録するアプリがほしい」と感じたとき、エンジニアを待たずにその場で作成ができます。テンプレートやサンプルアプリも用意されているため、ゼロから構築する必要がない点も、kintoneが重宝される理由のひとつです。
業務の課題を思いついたらすぐ形にできるというスピード感は、他のツールではなかなか得られないかもしれません。
できること2.リアルタイムでの情報共有
kintoneは、情報のやり取りをスムーズに行えるのが特長です。
たとえば現場で施工写真を撮影してそのままアプリにアップロードすれば、本社の管理担当がリアルタイムで状況を確認できます。コメント機能もあるため、「この工程OKです」「次の確認お願いします」といった指示が記録として残ります。
また、登録したデータはグラフやレポートで可視化できるため、上司への報告や社内会議の準備も不要になるなど、業務の効率化に貢献します。
できること3.ワークフローの構築
経費精算の申請があったときに、kintoneを活用することで、上司→経理担当→最終承認といった流れを、アプリ内で完結できます。
これにより、出張先から上司が申請を確認・承認できるようになります。また、紙やメールでの承認フローに比べてスピードが圧倒的に速くなることで「あの申請どこまで進んでたっけ？」という混乱を防ぐことにもつながります。
できること4.業務データの一元管理化
kintoneを使えば、これまで「顧客情報はExcel」「案件進捗は紙」「報告はチャット」とバラバラだったものが、アプリに統一できます。
統一化が実現し、必要な情報を見つけやすくなれば、これまでの無駄な時間コストも削減できるでしょう。また、kintoneを活用することでGoogleカレンダーやSlackなどの外部サービスとも連携できるため、情報が自動でつながる仕組みを構築することも可能です。
できること5.アクセス権限の細かい設定
kintoneではアプリごと、さらには1件1件のデータごとに、誰が見られて誰が編集できるかを細かく設定できます。たとえば人事データは人事部だけに公開し、他の部署からは非表示にするなどの対応も可能です。
これにより情報漏洩のリスクを最小限に抑えつつ、安心して社内全体で情報を共有できる環境が整います。
できないこと1.複雑な処理や演算が必要なシステム開発
ここからは、kintoneができないことや苦手なことを見ていきましょう。
kintoneは簡単なアプリ作成には強いですが、会計処理や生産管理のような高度なロジックを必要とするシステムは、得意ではありません。
たとえば「在庫のリアルタイム自動引き落とし」や「複雑な条件での料金計算」などを組み込みたい場合、標準機能では限界があります。無理にkintoneで実現しようとすると、想定通り動かなかったり処理が遅れたりなどの問題が、発生するかもしれません。
こうした場面を回避するためにも、事前に「どこまでをkintoneでやり、どこからを別システムに任せるか」を整理しておくことが有効です。
できないこと2.高度なデザインやUIカスタマイズ
kintoneは操作画面のレイアウトや見た目を、細かくカスタマイズするのが苦手です。たとえば「会社ロゴを画面に表示させたい」「入力画面の順番を自由に並べ替えたい」といった要望には、JavaScriptの追加開発が必要になります。
また、請求書や報告書などの帳票出力も、細かなレイアウト調整が難しく、文字がずれたり行間が不自然になったりすることがあります。
できないこと3.大量のデータの高速処理
kintoneは数千件程度のデータであれば問題なく扱えますが、数万件以上のデータを一気に扱う業務では表示や検索に時間がかかるようになります。
こうした状況が続けば、従業員のストレスが蓄積され、仕事に対するモチベーションの低下や業務離脱を招くこともあり得ます。そのため、大量データが想定される業務では、古いデータは定期的に外部にアーカイブしたり、データを期間別に分けるなどの工夫を事前に取り入れることが必要です。
できないこと4.オフラインでの利用
kintoneはクラウドサービスであるため、インターネット接続が必須です。山間部や地下、あるいは災害時など、ネットが使えない環境で操作ができなくなります。
このリスクを避けるためには、オフライン対応の記録手段を別に用意しておくなどの備えをしておくと良いでしょう。
できないこと5.複数アプリ間の複雑な連携
kintoneはアプリ同士の連携が可能ですが、条件分岐や複雑な計算が絡むような連携は苦手です。たとえば「このアプリのデータを元に、自動で別アプリに複数のレコードを作る」などの処理は、標準機能では対応できません。
事前に、複数アプリの連携が必要な場合は、連携補助のプラグインや、必要に応じて開発会社への依頼を検討することで、仕組みを安定させることができます。
kintone導入によるメリットとデメリットとは？
kintoneの導入によって得られるメリットと、生じるデメリットがあります。それぞれの内容を把握した上で、本当に導入が自社にとって有益な選択となるのか、じっくり検討しましょう。
メリット
【kintone導入で得られるメリットの例】
- ・業務改善のスピードアップ
- ・情報共有のミスや抜け漏れが減る
- ・業務の全体が「見える化」される
- ・IT人材不足の中でも内製化できる
- ・少しずつ始めて柔軟に育てられる
kintoneを導入することで、現場で生まれた課題にすぐに対応できるようになります。これまで、承認や情報共有が遅れることで生じる「ボトルネック業務」を、スピーディーに改善するきっかけとなるでしょう。
また、ITスキルが高くなくても自社でアプリの作成・運用ができるため、エンジニアの手が回らない中小企業でも無理なく運用できるのも魅力です。最初は小さなアプリからスタートし、業務の広がりに応じて拡張していける柔軟性も評価されています。
デメリット
【kintone導入で生じるデメリットの例】
- ・業務の複雑さによっては限界を感じやすい
- ・設計次第で「使いづらいアプリ」になることも
- ・デザインや見た目にこだわる業務には不向き
- ・オフライン環境下では完全に機能が止まる
kintoneはシンプルで直感的な操作性が魅力ですが、その反面、複雑な処理や凝った見た目を求める業務には不向きです。とくに、設計段階で目的や業務フローが不明確だと「かえって使いづらいアプリ」が生まれてしまうこともあります。
また、外回りや出張の多い業務では、ネット接続がない場所で使えないという不便さもあるため、導入前に利用シーンをしっかり洗い出しておくことが大切です。
kintone導入が向いている企業
kintoneは「現場からの改善提案が出る」「小回りの利く業務体制がある」企業に特に向いています。以下のようなケースでは、大きな効果が期待できます。
Excelや紙で業務を管理している中小企業
社内での情報管理がExcelや紙ベースで行われており、ファイル共有や進捗管理に時間がかかっている企業では、kintoneの導入により業務が格段に効率化されます。紙やファイルでは対応できなかったリアルタイム共有や履歴管理も可能になるため、情報の整合性が取りやすくなります。
現場の業務改善を急ぐ企業
「現場の困りごとを今すぐ改善したい」という状況では、kintoneのスピード感が大きな武器になります。アプリの作成や修正が社内で完結できるため、外部の開発会社を待つ必要がありません。
業務フローが頻繁に変わる企業
制度変更や組織再編などが多く、業務フローを柔軟に見直す必要がある企業では、アプリの変更が容易なkintoneは非常に使いやすいツールです。
従来のシステムでは1つ変更するだけで多大な工数がかかることもありますが、kintoneであれば設定画面から修正できるため、変更のたびにストレスがかかることもありません。
IT人材が限られている企業
「ITに詳しい人材が足りない」という企業でも、kintoneは運用がしやすい設計になっています。プログラミング知識がなくてもアプリを作れるほか、わからない部分はテンプレートやサポートページを見ながら解決できるため、IT人材が少ない企業でも有用です。
kintoneの導入が向いていない企業
一方で、業務の性質や運用環境によっては、kintoneの導入がマッチしないケースもあります。以下のような企業では、慎重な判断が必要です。
大規模で複雑な業務システムを必要とする企業
処理すべきデータが膨大で、複雑な条件分岐や自動計算が日常的に必要な業務では、kintoneではパフォーマンスが追いつかない可能性があります。
大規模で複雑な業務システムが必要な企業では、kintoneはあくまで「軽量な業務ツール」という前提で考えるのが現実的です。
紙や帳票での運用が必須な企業
業務上、帳票の出力や紙ベースでのやり取りが必要不可欠という企業では、kintone単体での対応には限界があります。
たとえば、フォーマットに厳しい提出書類や、印刷の整形が重要な業務では、希望通りの帳票が出力できないことがあります。そのため、どうしても帳票が必要な場合は、帳票作成専用ツールとの併用を前提に導入を検討する必要があります。
オフライン環境での作業が多い企業
建設現場や災害対応の現場など、インターネットにアクセスできない場所では、kintoneにアクセスできず業務が止まってしまうこともあります。このような現場で業務を行う機会の多い企業では、ローカル保存ができるアプリや、オフライン対応の業務ツールの方が適しています。
見た目や操作性に強いこだわりのある企業
操作画面のビジュアルやUIにこだわりたい場合、kintoneの標準レイアウトでは物足りなさを感じる可能性があります。kintoneで大幅なUIカスタマイズをする場合、追加開発が必要になるため、最初からデザイン自由度の高いツールを選ぶほうが効率的です。
まとめ｜kintone導入で業務効率化をスピーディーに！
kintoneは、業務を効率化したい企業にとって非常に柔軟で扱いやすいツールです。ただし、すべての業務に適しているわけではなく、事前に向き・不向きを見極めておくことが大切です。
この記事で紹介した内容を参考に、自社に合った活用方法を見つけてみてください。
システムキューブは、kintone導入支援を行う会社です。kintoneの導入を検討している企業様は、対面でのサポートも可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。
ご依頼主様の事業形態に合わせた、適切なkintoneの運用をご提案します。